U bent hier: Actueel » Nieuws » De wereld achter het bonnetje
De wereld achter het bonnetje
Gepubliceerd op: 23 maart 2010
Een praktijkvoorbeeld: u komt bij het gemeentehuis voor het aanvragen van een paspoort. U meldt zich bij binnenkomst bij de receptie. De medewerkster vraagt waar u voor komt en vervolgens krijgt u een bonnetje met een volgnummer erop. We leggen graag uit wat de bedoeling is van het bonnetje en het cliëntvolgsysteem dat er achter zit.
Wat is een cliëntvolgsysteem?
Een cliëntvolgsysteem is een systeem dat bonnetjes met volgnummers verstrekt. Dat is simpel gezegd hoe het bij u als burger overkomt. Het lijkt af en toe erg omslachtig dat u zich eerst bij de receptie moet melden en dan pas bij een andere balie wordt geholpen. Vooral als het rustig is in de hal. Het systeem doet echter meer dan alleen een bonnetje verstrekken. We gebruiken het om u beter van dienst te zijn. Het systeem is opgebouwd uit een aantal producten van burgerzaken (paspoort, rijbewijs, erkenning etc.), maar bevat ook bijvoorbeeld de producten bouwvergunning, begraafplaatsinformatie en gevonden voorwerpen. Van al deze producten worden de aantallen bijgehouden. Door het systeem krijgen we overzichten van wachttijden, piektijden en aantallen bezoekers.
Hoe werkt het?
Bij binnenkomst in de hal meldt u zich bij de receptie. U zegt waar u voor komt en krijgt een bonnetje met een volgnummer erop. Vervolgens wacht u tot uw nummer verschijnt op het televisiescherm. Als u zich bijvoorbeeld meldt bij de balie van burgerzaken, dan weet de medewerker al waar u voor komt. De receptioniste kan namelijk per product een bonnetje uitdraaien. U hoeft dus maar één keer uit te leggen waar u voor komt. Op deze manier kunnen wij u sneller helpen.
Waarvoor wordt het gebruikt?
Het systeem wordt gebruikt voor meerdere doelen:
- Een goed overzicht krijgen waar burgers voor langs komen. Dat kan zijn voor burgerzaken, maar ook voor een bijvoorbeeld een bouwvergunning of het aangeven van gevonden of verloren voorwerpen.
- Een goed overzicht krijgen van de wachttijden. In het kwaliteitshandvest van de gemeente zijn afspraken gemaakt over wachttijden. Deze mogen niet langer zijn dan 15 minuten. Lopen de wachttijden te veel op, dan openen we een extra balie.
- Het systeem verstrekt ook informatie over de piektijden. We kunnen deze informatie gebruiken voor de juiste inzet van personeel.
Kortom, het systeem is niet bedoeld als onnodig tijdverdrijf, maar voorziet ons van zinvolle informatie. Zodat we u in de toekomst nog beter en sneller kunnen helpen.
